Το Σχέδιο Επιχειρησιακής Συνέχειας (ή “Επιχειρησιακή Συνέχεια και Σχεδιασμός Ανθεκτικότητας») είναι η διαδικασία δημιουργίας συστημάτων πρόληψης και ανάκαμψης για την αντιμετώπιση πιθανών απειλών για μια επιχείρηση. Η αντίσταση ενός οργανισμού σε αναστολή εργασιών είναι “η ικανότητα … να αντέξει στις αλλαγές στο περιβάλλον του και να συνεχίσει να λειτουργεί”. Η συχνά ονομαζόμενη ως ανθεκτικότητα, είναι μια δυνατότητα που επιτρέπει στις εταιρίες είτε να υπομείνουν τις περιβαλλοντικές αλλαγές χωρίς να χρειάζεται να προσαρμοστούν μόνιμα, είτε να αναγκαστούν να προσαρμοστούν σε έναν νέο τρόπο εργασίας, ο οποίος να ταιριάζει καλύτερα στις νέες περιβαλλοντικές συνθήκες.
Πριν από την κρίση του Κορωνοϊού, συζητούσαμε και προγραμματίζαμε τι θα συμβεί εάν οι υπολογιστές θα σταματήσουν να λειτουργούν. Σήμερα, οι άνθρωποι δεν μπορούν να πάνε στο γραφείο για δουλειά, όχι οι υπολογιστές.
Αναγκαίες Υπηρεσίες για την Επιχειρησιακή Συνέχεια
Τι χρειαζόμαστε για να διατηρήσουμε λειτουργική την επιχείρησή μας, εργαζόμενοι από το σπίτι;
- Τηλεφωνικό κέντρο VoIP: Πρέπει να παραμείνουμε συνδεδεμένοι με το τηλεφωνικό κέντρο της εταιρίας μας. Να μπορούμε να δεχόμαστε εισερχόμενες κλήσεις, να προωθούμε κλήσεις σε εσωτερικά συνάδελφών, να το χρησιμοποιούμε σαν όταν στο γραφείο.
- Συνεργασία και εργασία σε ομάδες: Όταν από το σπίτι, πως θα συζητήσουμε, θα συνεργαστούμε με τους συναδέλφους μας; Με την χρήση νέων τεχνολογιών μπορούμε να μοιραστούμε την οθόνη μας συλλογικά και αμφίδρομα. Μπορούμε να επεξεργαστούμε τα κείμενα μας ταυτόχρονα και μπορούμε να συμμετέχουμε στις εταιρικές συναντήσεις όπως και από το γραφείο
- Συναντήσεις και παρουσιάσεις με περισσότερα από δύο άτομα: Τελικά υπάρχει λόγος να συναντηθούμε για για την παρουσίαση των προϊόντων ή των υπηρεσιών μου; Θα σας προσκαλέσω και μέσω μιας ηλεκτρονικής συνάντησης βίντεο, θα πετύχω τον στόχο μου και θα παραμείνω ντυμένος επίσημα.
- Κοινόχρηστα αρχεία διακομιστή, email και ημερολόγια: Οπουδήποτε και αν βρίσκεστε, σε προκαθορισμένο επίπεδο ασφάλειας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία του γραφείου σας ανά πάσα στιγμή χωρίς να χάσετε τις δυνατότητες συνεργασίας. Αυτό είναι ίσως το εκπληκτικό που μπορούν να προσφέρουν οι σημερινές τεχνολογίες.
Τα παραπάνω είναι τα σημαντικά στοιχεία που χρειαζόμαστε για να διατηρήσουμε την επιχείρησή μας ζωντανή όταν εργαζόμαστε από το σπίτι ή την εξοχική κατοικία μας. Οι σημερινές τεχνολογίες δίνουν τη λύση που χρειαζόμαστε. η μόνη σκέψη, το μόνο ερώτημα που ίσως θα μείνει θα μπορούσε να είναι:
Μπορώ να εμπιστευθώ τους υπαλλήλους μου ότι θα έχουν τόσα πολλά εταιρικά δεδομένα διαθέσιμα εκτός σύνδεσης;
Πολιτικές Ασφαλείας
Η εμπιστοσύνη στους υπαλλήλους σχετικά με την πρόσβαση σε εταιρικά δεδομένα εκτός σύνδεσης είναι ένα κρίσιμο ζήτημα ασφαλείας. Ωστόσο, το ερώτημα που πρέπει να τεθεί δεν είναι μόνο αν μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά, αλλά αν ήδη έχουν κρατήσει αντίγραφα χωρίς την επίγνωσή σας.
Στην ψηφιακή εποχή, τα δεδομένα μπορούν εύκολα να αποθηκευτούν σε προσωπικές συσκευές, USB drives ή cloud υπηρεσίες, ακόμα και ακούσια. Η σωστή πολιτική ασφαλείας δεν αφορά μόνο την αποτροπή της πρόσβασης, αλλά και τον έλεγχο της χρήσης και διαχείρισης των δεδομένων. Η κρυπτογράφηση, τα δικαιώματα πρόσβασης, η παρακολούθηση αρχείων και η εκπαίδευση προσωπικού είναι βασικά μέτρα. Αν οι υπάλληλοι χρειάζονται δεδομένα εκτός σύνδεσης, πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι συσκευές που χρησιμοποιούν είναι ασφαλείς και ελεγχόμενες. Ένας συμβιβασμός μπορεί να είναι η παροχή πρόσβασης μέσω ασφαλών VPN ή ελεγχόμενων αποθηκευτικών μέσων με περιορισμούς αντιγραφής.
Σε κάθε περίπτωση, η πλήρης αποτροπή μπορεί να μην είναι ρεαλιστική, αλλά η σωστή διαχείριση κινδύνου μπορεί να προστατεύσει την επιχείρησή σας από διαρροές ή κακή χρήση δεδομένων.
